Woisoren: Masalah Sistem Logistik Sangat Kompleks

Woisoren: Masalah Sistem Logistik Sangat Kompleks: Jakarta - Sistem logistik nasional yang belum memadai masih menjadi batu sandungan bagi para pengusaha dalam menjalani aktivitas bisn...

Job Desc & SOP

Logistik Indonesia: Job Desc & SOP: Job Description dan SOP SCM Job Description (Penjabaran Kerja) adalah: Detail jabaran kerja yang harus dilakukan oleh sebuah posisi didal...

Job Desc & SOP

Job Description dan SOP SCM

Job Description (Penjabaran Kerja) adalah:
Detail jabaran kerja yang harus dilakukan oleh sebuah posisi didalam suatu organisasi kerja yang mencakup hak dan kewajibannya yang berkaitan dengan fungsinya didalam menjalan tugas sehari-hari

Standard Operating Procedure (SOP) adalah:
Cara menjalan tugas (dengan baik dan benar) agar sesuai dengan Jobs Description dan dapat dijadikan PATOKAN terhadap suatu proses kerja baik yang berhubungan dengan system, operasional dan antar organisasi

Job Description didalam penerapannya harus memenuhi beberapa persyaratan:

· Mewakili posisi/jabatan didalam gudang
· Tidak mengenal jumlah karyawan
· Dapat disiapkan terlebih dahulu sebelum posisi tsb ada
· Merupakan target KPI yang harus dicapai

Didalam sebuah warehouse, Job desc dapat disiapkan untuk posisi-posisi yang berhubungan dengan proses kerja dan aktifitas pergudangan. Secara lebih besar, didalam suatu organisasi sebuah Supply Chain Management yang besar, Job Desc tetap menjadi acuan penting didalam setiap kegiatannya.

Job Description di Warehouse:

· Warehouseman
· Forklift Driver
· Checker (in/Out)
· Warehouse Supervisor (Adm/Return dll)
· Warehouse Administration
· Warehouse Manager
· Return Administration
· Inventory Control
Salah Satu Struktur Organisasi Supply Chain Yang Besar

Bentuk umum Job Desc:

· Posisi: detail jabatan per masing-masing posisi
· Department: bagian dimana jabatan tsb berada
· Supervisor: atasan dari jabatan yang dimaksud
· Tujuan: apa yang akan dicapai dengan adanya posisi tsb
· Tugas & Tanggung Jawab:
· Kewajiban dan tanggung jawab dari jabatan tsb
· KPI: angka-angka atau kualitas yang terukur pada posisi tsb


Standard Operating Procedure (SOP)

SOP di Logistik:

§ SOP Goods Receiving
§ SOP Put Away
§ SOP Picking
§ SOP Return
§ SOP Pengiriman
§ SOP Inventory Checking
§ SOP Stock Take
§ SOP Penanganan Komplen

Didalam sebuah SOP harus berisi hal-hal sbb:

1. Definisi
2. Tujuan
3. Jenis aktifitas
4. Bagian terkait
5. Referensi
6. PROSES
7. Perubahan Major dari versi sebelumnya

1.Definisi

Menjelaskan mengapa diadakan aktifitas tsb dan mengapa harus ada SOP untuk pengaturan pelaksanaanya.
Contoh pada SOP Penerimaan barang:
“Goods Receiving adalah aktifitas penerimaan barang dari local dan import kedalam gudang pusat untuk kemudian dilakukan aktifitas put away (PA)”

2.Tujuan

Apa tujuan aktifitas yang dilakukan sehingga karyawan dapat mengetahui mengapa ia melakukan pekerjaan tsb.
Contoh pada SOP Picking:
“Picking dilakukan untuk mempersiapkan barang-barang pesanan dari konsumen dan alokasi ke distributor/cabang-cabang sesuai dengan Picking list yang tercetak”

3.Jenis Aktifitasnya

Ada berapa jenis aktifitas yang berhubungan dengan SOP tsb.
Contoh pada SOP Penerimaan barang:
“Mengambil barang dari principal
Menerima barang dari prinsipa”

4.Bagian terkait

Didalam menerapkan SOP tsb, agar diperoleh hasil yang maksimal maka diperlukan kerja sama antar bagian. Perlu dijelaskan bagian mana saja yang harus ikut membaca dan menerapkan SOP.
Contoh pada SOP Picking:
· Admin staff
· W/H Team Leader
· Warehouseman
· Forklift driver

5.Referensi

Referensi diperlukan jika perusahaan memiliki standard tertentu didalam pelaksanan pekerjaan tsb. Misalnya ISO 9001 atau GDP atau GMP.
Contoh :
· Referensi ISO 9001:2008 QM 3.13
· Referensi GDP Klausul 17

6.Proses

Ini adalah inti dari SOP. Didalam proses dijelaskan secara detail bagaimana proses dimulai, dilaksanakan dan diakhiri. Jika diperlukan proses ini dapat berhubungan dengan SOPlainnya atau dilengkapi dengan Working Instruction.

7.Perubahan Major dari versi sebelumnya

Jika ada SOP sebelumya, maka harus dicantumkan perubahan-perubahan yang dlaksanakan pada point apa dan mengapa hal tsb dirubah.

Flow Process Chart

My Manufacture Blog: Flow Process Chart

Flow Process Chart
Alat atau tool yang sangat berguna untuk memahami suatu Alir Proses adalah Flow Process Chart. Flow Process Chart merupakan gambaran skematik/diagram yang menunjukkan seluruh langkah dalam suatu proses dan menunjukkan bagaimana langkah itu saling mengadakan interaksi satu sama lain. Setiap orang yang bertanggung jawab untuk memperbaiki suatu proses haruslah mengetahui seluruh langkah dalam proses tersebut. Ada beberapa cara untuk menggambarkan Flow Process Chart dengan berbagai simbol yang digunakannya.
Flow Process Chart yang menunjukkan langkah-langkah secara garis besar disebut Macro Flow Process Chart sedangkan yang menunjukkan secara lebih rinci disebut Mini Flow Process Chart dan yang paling rinci disebut Micro Flow Process Chart yang lazim digunakan oleh tingkat pelaksana bawahan.
Simbol-simbol yang digunakan untuk Flow Process chart seperti yang tampak pada gambar dibawah:


Gambar
ASME Flow Process Symbols
(David Straker, A Toolbook for Quality Improvement
and Problem Solving, 1995)
Tujuan dari Flow Process Chart adalah sebagai berikut (David Straker, 1995) dan (William J. Kolarik, 1995):
• Memberikan pengertian tentang jalannya proses. Orang akan lebih cepat memahami informasi yang disampaikan melalui grafik atau bagan daripada yang disampaikan melalui uraian verbal. Flow Process Chart dapat menunjukkan hubungan antara langkah-langkah dalam proses. Untuk menunjukkan langkah-langkah dalam proses yang sebenarnya terjadi maka Flow Process Chart seharusnya dibuat oleh orang-orang yang bekerja dalam sistem.
• Membandingkan proses ideal dengan proses yang sebenarnya terjadi. Dengan menggunakan Flow Process Chart kita dapat membandingkan:
- Proses yang seharusnya berjalan menurut peraturan atau Standing Operating procedure (SOP).
- Proses yang sesungguhnya berlangsung.
- Proses yang diharapkan berjalan dari ide yang dikembangkan.
• Untuk mengetahui langkah-langkah yang duplikatif dan langkah-langkah yang tidak perlu. Langkah-langkah yang duplikatif dan langkah-langkah yang tidak perlu membawa efek yang kurang menguntungkan karena akan membawa konsekuensi menambah orang yang bekerja dalam proses, menambah waktu proses dan akhirnya dapat menambah biaya proses.
• Mengetahui dimana pengukuran dapat dilakukan. Setelah kita mengetahui persoalan yang timbul dalam Flow Process Chart maka kita akan memperoleh landasan dimana perbaikan dapat dilakukan di dalam proses. Selanjutnya kita juga akan mengetahui dimana pengukuran harus dilakukan dan dengan cara apa pengukuran itu harus dilakukan.
• Menggambarkan sistem total. Sistem total meliputi input material dan jasa dari supplier, seluruh proses internal dan penerimaan produk serta jasa oleh customer, termasuk umpan balik yang diberikannya. Hanya dengan meneliti sistem total maka dapat diketahui bagaimana sistem produksi bekerja dan menganalisanya untuk melakukan perbaikan proses.
Untuk improvement pada proses ada lima level hirarki untuk mengarahkan kepada usaha-usaha yang kreatif dan performance dari proses tersebut (William J.Kolarik, 1995):
1. Elimination. Untuk mencari proses-proses/aktivitas yang tidak mempunyai tambahan nilai (Non Value Added). Terkadang tidak secara total untuk meng-eliminate tetapi bisa mengganti fungsi utama dari proses tersebut misalnya dengan teknologi yang lebih maju.
2. Combination. Mencari kombinasi aktivitas/proses yang bertujuan untuk meringkas proses tersebut.
3. Change of Sequence. Menguji urutan proses yang ada untuk melihat jika perlu adanya pengubahan urutan proses untuk Process Improvement.
4. Simplification. Melihat dan menguji proses/aktivitas dengan harapan untuk lebih menyederhanakan keseluruhan proses itu sendiri.
5. Addition. Bila proses/aktivitas tidak efektif maka bila perlu ada tambahan untuk step proses tertentu.

Secara garis besar bisa dilihat pada gambar dibawah:



Gambar
Process Improvement Analysis Hierarchy
(William J.K., Creating Quality, Concepts, Systems,
Strategies and Tools, 1995)